Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van FinFinity BV, met maatschappelijke zetel te Kortrijksesteenweg 1052/E, 9051 Sint-Denijs-Westrem, RPR Gent, met ondernemingsnummer BE 0670.880.902 en FSMA nr 0670.880.902 met bestuurders Nideq BV, Finren Consult BV, Qube BV, vast vertegenwoordigd door respectievelijk Nicolas De Clercq, Jeroen Pieters en Laurence De Clercq.

Wij hechten een grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

FinFinity houdt zicht bezig met verzekeringsmakelaarsactiviteiten en met financieel advies. Hierdoor vervult het kantoor mogelijk een dubbele rol op het vlak van gegevensverwerking. In dat geval zijn we zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker. De rol van verwerkingsverantwoordelijke nemen wij op als we gegevens verwerken in eigen naam en voor eigen rekening. Daarnaast vervullen wij, ten behoeve van de verzekeringsmaatschappijen, ook de rol van verwerker. Dat betekent dat wij ook persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor de verzekeringsmaatschappijen met wie wij samenwerken en van wie wij producten aan u voorstellen en aanbieden. In deze verklaring gaan we enkel dieper in op de verwerking van uw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke.

Door gebruik te maken van de dienstverlening van FinFinity BV geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacy beleid en aanvaardt u bijgevolg de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven. Dit privacy beleid omschrijft de werking van de diensten geleverd door FinFinity BV, meer bepaald hoe FinFinity BV gegevens verzamelt, gebruikt, beschermt en deelt.

FinFinity BV leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na. Voor alle vragen omtrent ons privacy beleid kunt u met ons contact opnemen via hello@FinFinity.be

1. Welke gegevens?

FinFinity BV verzamelt en verwerkt alle gegevens die noodzakelijk zijn om ons toe te laten in het beste belang van de klant te handelen. Het verzamelen en verwerken van deze gegevens is noodzakelijk om advies te kunnen verstrekken die tegemoetkomt (geschikt en passend is) aan de behoeften van de klant uw verzekeringsbehoeften in te schatten. Dit gaat onder andere over gegevens betreffende uw woning (in het kader van een brandverzekering), uw financiële gegevens (bij beleggingsverzekeringen) en medische gegevens (bij gezondheidsverzekeringen).

Dit gaat onder andere over volgende gegevens: identificatiegegevens, contactgegevens, professionele gegevens, burgerlijke staat, financiële informatie, persoonlijke gegevens, medische gegevens (bij gezondheidsverzekeringen), fysieke gegevens, levensgewoonten, gezondheidsgegevens. Uw gegevens worden enkel verwerkt in het kader van de dienstverlening waarvoor u op ons een beroep doet, tenzij u dit anders wenst en dit ook zo aangeeft.

Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze documenten en formulieren manueel invult als wanneer u dit elektronisch doet. Bij het eventuele bezoek aan onze website worden er cookies gebruikt. Voor meer informatie hieromtrent, verwijzen wij u graag door naar ons cookiebeleid.

FinFinity BV verzamelt en verwerkt eveneens gegevens die u ons naar aanleiding van het contact met ons kantoor mededeelt, evenals professionele gegevens zoals bedrijfsnaam en ondernemingsnummer.

Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).

Tot slot is het ook mogelijk dat wij gegevens over u verkrijgen via derden en deze gegevens gebruiken om u te benaderen om via onze bemiddeling een overeenkomst te sluiten.

FinFinity verzamelt persoonsgegevens: om de huidige en correcte financiële situatie van de klant te inventariseren en een plan te kunnen uittekenen die als basis dient om verder advies te kunnen geven omtrent pensioenopbouw, vermogensopbouw (sparen en beleggen), successie- en vermogensplanning. Dit om de professionele opdracht te kunnen vervullen die de klant ons geeft. Daarenboven verzamelt FinFinity persoonsgegevens om haar verplichtingen in het kader van verzekeringsdistributie na te leven, zoals bijvoorbeeld de IDD-wet van 6 december 2018 en de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

FinFinity BV zal ook gegevens verwerken die HR gerelateerd zijn, namelijk gegevens van zelfstandige dienstverleners, medewerkers, stagiairs en sollicitanten.

2. Hoe en wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

FinFinity BV verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u met ons contact opneemt met het oog op advies over verzekeringsovereenkomsten, het aanbieden of het voorstellen van verzekeringsovereenkomsten, het verrichten van voorbereidend werk met het oog op het sluiten van verzekeringsovereenkomsten en het sluiten zelf van verzekeringsovereenkomsten. Daarnaast kunt u ook op ons een beroep doen of ons ook contacteren voor bijstand bij het beheer en de uitvoering van de door u gesloten verzekeringsovereenkomsten.

Ook wanneer u op enige andere wijze met ons contact opneemt zullen wij uw gegevens (moeten) verwerken.

Tot slot is het ook mogelijk dat wij gegevens over u verkrijgen via derden (kredietmakelaar, boekhouder of accountant, bankier, notaris, fiscalist,….) en deze gegevens gebruiken om u te benaderen om via onze bemiddeling een overeenkomst te sluiten.

Wanneer u onze website bezoekt (zie het cookiebeleid) of wanneer u zich inschrijft op de nieuwsbrief of een infoavond. Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment, zonder motivatie uitschrijven. U kan dit doen door ons een e-mail te sturen of door in de reclame e-mails te klikken op de uitschrijflink.

3. Waarvoor worden de gegevens gebruikt?

FinFinity BV verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

3.1. Klantenbeheer

Voor onze klanten verwerken wij deze gegevens om de huidige en correcte financiële situatie van de klant te kunnen inventariseren en een plan te kunnen uittekenen die als basis dient om verder advies te kunnen geven omtrent pensioenopbouw, vermogensopbouw (sparen en beleggen), successie- en vermogensplanning. Dit alles in het kader de professionele opdracht te kunnen vervullen die de klant ons geeft. FinFinity verwerkt deze gegevens tevens voor klantenbeheer, met name de aanvaarding, het beheer en het sluiten van verzekeringscontracten en de promotie van andere producten en diensten van ons kantoor zelf. Deze verwerkingen zijn in hoofdzaak gebaseerd op de contractuele relatie met onze klanten, maar ook, voor zover het gaat om prospectie, op uw uitdrukkelijke toestemming.

3.2. Informatie

Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en producten van FinFinity BV en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen.

3.3. Leveranciers

Naar leveranciers toe verwerken wij deze gegevens in het kader van ons leveranciersbeheer en op basis van de contractuele relatie die wij met onze leveranciers hebben of opbouwen.

3.4. Prospecten

Voor zover het gaat om prospecten, dit zijn natuurlijke personen of rechtspersonen die (nog) geen klant van ons zijn, verwerken wij de gegevens voor doeleinden van direct marketing, op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Aan prospecten die per e-mail worden benaderd, vragen wij de uitdrukkelijke toestemming om hen ook in de toekomst te kunnen benaderen. Prospecten die per brief worden benaderd verzoeken wij een opt-out clausule aan te kruisen indien zij niet verder door ons benaderd willen worden.

3.5. Samenwerking (Arbeidsgerelateerd)

Om een samenwerking met u aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven in het kader van personeelsbeheer en loonadministratie.

3.6. Om u uit te nodigen voor evenementen en nieuwsbrieven

3.7. Wettelijke verplichtingen

Om onze wettelijke verplichtingen (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving) na te leven.

4. Op basis van welke grondslag?

In beginsel verzamelt en verwerkt Finfinity BV uw gegevens op basis van de (pre)-contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw aanvraag of verzoek in verband met het voorbereiden en / of uitvoeren van de dienstverlening (financieel advies), uw verzekeringsbehoefte en de daaruit voortvloeiende overeenkomst(en), alsook als gevolg van de vraag om u bij te staan in het beheer en de opvolging van de verzekeringsovereenkomsten die u heeft gesloten.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, rekening houdend met uw rechten als betrokkene.

Wettelijke en fiscale verplichtingen: Finfinity BV verwerkt persoonsgegevens ook o.m. voor de naleving van wettelijke verplichtingen ivm identificatie en antiwitwaspraktijken.

Voor zover het gaat om gezondheidsgegevens of zogenaamde gevoelige gegevens kunnen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken mits uw uitdrukkelijke toestemming. Die wordt u gevraagd op het ogenblik dat u bij ons klant wordt. Is dat niet gebeurd, willen wij u vragen ons dit te melden, zodat het nodige hiertoe kan gebeuren. Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren.

5. Met wie delen wij mogelijk uw gegevens?

FinFinity BV verwerkt uw gegevens hoofdzakelijk intern. Daarnaast dienen uw gegevens te worden gecommuniceerd aan de verzekeringsmaatschappij met wie u uiteindelijk de overeenkomst sluit.

Indien u aan FinFinity BV persoonlijke informatie verstrekt, dan stemt u er tevens mee in dat deze informatie toegankelijk wordt gemaakt voor De Clercq – Verstichel BV, met ondernemingsnummer 0426.029.245 en met maatschappelijke zetel te Kortrijksesteenweg 1052/E, 9051 Sint-Denijs-Westrem

Het is mogelijk dat wij voor bepaalde punctuele diensten een beroep doen op derden. In dergelijke gevallen kunnen uw gegevens aan deze derden worden bezorgd maar enkel voor de betreffende dienst en steeds onder controle van ons kantoor. In dergelijke situaties zal met deze derden een gegevensverwerkingsovereenkomst worden afgesloten.

In bepaalde gevallen bestaat er een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens over te maken. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen.

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of aan internationale organisaties.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden door FinFinity BV bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen FinFinity BV en de klant.

Hierbij wordt rekening gehouden met de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.

7. Passende technische en organisatorische maatregelen

FinFinity BV heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld in de mate van het mogelijke te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

FinFinity BV besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een wachtwoordmanagement.

Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven. In geen geval kan FinFinity BV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. FinFinity BV slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens.

8. Rechten van betrokkenen

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.

8.1 Recht van inzage, verbetering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan FinFinity BV. Daarnaast heeft u steeds het recht om FinFinity BV te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.

8.2. Recht op verwijdering

U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

8.3. Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

8.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan FinFinity BV in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

8.5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens voor een specifieke studie. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit de databank van FinFinity BV verwijderd worden.

8.6. Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door FinFinity BV te contacteren, hetzij per e-mail via hello@FinFinity .be hetzij per post naar FinFinity BV, Kortrijksesteenweg 1052/E te 9051 Sint-Denijs-Westrem. Bij dergelijk verzoek dient u steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te voegen.

Een aanvraag kan geweigerd worden indien zij onredelijk repetitief of systematisch is.

8.7. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door FinFinity BV evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

8.8. Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.

9. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten. Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.

 

Laatst bijgewerkte versie: 29 november 2020