Cette politique de confidentialité s’applique aux services de FinFinity BV, dont le siège social est sis Kortrijksesteenweg 1052/E, 9051 Sint-Denijs-Westrem, RPR Gent, avec le numéro d’entreprise BE 0670.880.902 et le numéro FSMA 0670.880.902 avec les administrateurs Nideq BV, Finren Consult BV, Qube BV , représenté en permanence par Nicolas De Clercq, Jeroen Pieters et Laurence De Clercq respectivement.

Nous attachons une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel.

FinFinity est active dans des activités d’intermédiation en assurance ainsi que dans des conseils financiers. En conséquence, le bureau peut jouer un double rôle dans le traitement des données. Dans ce cas, nous sommes à la fois contrôleur et sous-traitant. Nous assumons le rôle de responsable du traitement lorsque nous traitons des données en notre propre nom et pour notre propre compte. En parallèle, nous remplissons également le rôle de sous-traitant au profit des compagnies d’assurance. Cela signifie que nous collectons et traitons également les données personnelles pour le compte des compagnies d’assurance avec lesquelles nous collaborons et pour lesquelles nous vous présentons et proposons des produits. Dans cette déclaration, nous approfondirons uniquement le traitement de vos données en tant que responsable du traitement.

En utilisant les services de FinFinity BV, vous indiquez avoir pris connaissance de cette politique de confidentialité et que vous acceptez donc la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel comme décrit à cet endroit. Cette politique de confidentialité décrit le fonctionnement des services fournis par FinFinity BV, plus précisément la manière dont FinFinity BV collecte, utilise, protège et partage les données.

FinFinity BV respecte le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données à caractère personnel. Pour toutes questions concernant notre politique de confidentialité, veuillez nous contacter à hello@FinFinity.be

1. Quelles sont les données ?

FinFinity BV collecte et traite toutes les données nécessaires pour nous permettre d’agir dans le meilleur intérêt du client. La collecte et le traitement de ces données sont nécessaires afin de pouvoir fournir des conseils qui répondent (de manière appropriée) aux besoins du client dans l’évaluation de vos besoins d’assurance. Cela comprend notamment les informations sur votre logement (dans le cadre d’une police d’assurance incendie), vos informations financières (pour les polices d’assurance placement) et les informations médicales (pour les polices d’assurance santé).

Cela comprend les données suivantes: données d’identification, coordonnées complètes, données professionnelles, état matrimonial, informations financières, données personnelles, données médicales (pour les assurance santé), données physiques, habitudes de vie, données de santé. Vos données ne seront traitées que dans le cadre des services pour lesquels vous nous faites appel, sauf si vous le souhaitez et l’indiquez.

Nous recueillons ces informations lorsque vous remplissez nos documents et formulaires manuellement et lorsque vous le faites par voie électronique. Les cookies sont utilisés lorsque vous visitez notre site Web. Pour plus d’informations à ce sujet, nous souhaitons vous référer à notre politique en matière d’utilisation des cookies.

FinFinity BV recueille et traite également les données que vous nous communiquez à la suite d’un contact avec notre bureau, ainsi que vos données professionnelles telles que le nom et le numéro d’entreprise.

Par données personnelles, nous entendons toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable (la personne concernée).

Enfin, il est également possible que nous obtenions des informations vous concernant auprès de tiers et que nous utilisions ces informations pour vous approcher afin de conclure un convention par notre intermédiation.

FinFinity collecte des données personnelles: pour faire un état des lieux de la situation financière actuelle du client afin d’être en mesure d’élaborer un plan servant de base à la fourniture de conseils sur les thématiques de la constitution de pension, la constitution de patrimoine (épargne et placements), la succession et planification patrimoniale. Ceci afin de pouvoir remplir la mission professionnelle que nous confie le client. Par ailleurs, FinFinity collecte des données personnelles afin de se conformer à ses obligations dans le cadre de la distribution d’assurances, comme par exemple la loi IDD du 6 décembre 2018 et la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment d’argent et financement du terrorisme.

FinFinity BV traitera également les données liées aux ressources humaines, à savoir les données de prestataires de services indépendants, d’employés, de stagiaires et de candidats.

2. Quand et comment collectons nous vos données personnelles ?

FinFinity BV collecte et traite des données vous concernant lorsque vous nous contactez en vue d’obtenir des conseils sur des contrats d’assurance, de présenter ou proposer des contrats d’assurance, d’effectuer des travaux préparatoires en vue de la conclusion de contrats d’assurance et de conclure des contrats d’assurance. Vous pouvez également faire appel à nos services ou nous contacter pour une assistance dans la gestion et la mise en œuvre des contrats d’assurance que vous avez contracté.

Nous serons également tenus de traiter vos données même lorsque vous nous contactez d’une autre manière.

Enfin, il est également possible que nous obtenions des informations vous concernant auprès de tiers (courtier en crédit, comptable, banquier, notaire, fiscaliste, etc.) et que nous utilisions ces informations afin de vous contacter en vue de conclure une convention par notre intermédiaire.

Lorsque vous visitez notre site Web (voir la politique de cookies) ou lorsque vous vous inscrivez à la « newsletter » ou à une soirée d’information. Si vous ne souhaitez pas recevoir de newsletters ou d’informations sur nos services, vous pouvez vous désinscrire à tout moment, sans motivation. Vous pouvez le faire en nous envoyant un courriel ou en cliquant sur le lien de désabonnement dans les e-mails promotionnels.

3. À quoi servent les données ?

FinFinity BV collecte et traite des données personnelles afin de remplir les objectifs suivants. Vos données ne seront pas utilisées à d’autres fins sans vous en informer préalablement et, si nécessaire, demander votre autorisation.

• Gestion des clients

Nous traitons ces données pour nos clients afin de pouvoir réaliser un inventaire de la situation financière actuelle du client et d’élaborer un plan servant de base en vue de fournir des conseils sur la constitution d’un capital pension, la constitution d’un patrimoine (épargne et placements) , la planification successorale et patrimoniale. Tout cela en vue de pouvoir remplir la mission professionnelle que nous confie le client.

FinFinity traite également ces données pour la gestion des clients, en particulier l’acceptation, la gestion et la conclusion de contrats d’assurance et la promotion d’autres produits et services que notre bureau offre. Ces traitements reposent principalement sur la relation contractuelle avec nos clients, mais aussi, pour autant qu’il s’agit de de prospection, de votre consentement explicite.

• Information

Pour vous fournir des informations sur les services et produits de FinFinity BV et pour mieux les adapter à vos besoins et souhaits.

• Fournisseurs

Envers les fournisseurs, nous traitons ces données dans le cadre de notre gestion des fournisseurs et sur la base de la relation contractuelle que nous entretenons ou que nous développons avec nos fournisseurs.

• Prospects

En ce qui concerne les prospects, il s’agit de personnes physiques ou morales qui ne sont pas (encore) répertoriées comme étant un client de FinFinity, nous traitons les données à des fins de marketing direct, sur la base de notre intérêt légitime à développer nos services et produits. Nous demandons aux prospects contactés par e-mail une autorisation explicite de pouvoir les contacter à l’avenir. Nous demandons aux prospects contactés par lettre de cocher une clause de désabonnement s’ils ne souhaitent plus être contactés.

• Collaboration (liée au travail)

Pour conclure une collaboration avec vous et être en mesure de respecter correctement la convention conclue dans le cadre de la gestion du personnel et de l’administration des salaires.

• Pour vous inviter à des événements et des lettres d’information
• Obligations légales

Pour respecter nos obligations légales (y compris le traitement comptable, les obligations fiscales et les obligations dans le cadre d’ordonnances judiciaires ou d’autres lois impératives et réglementations).

4. Sur base de quel fondement ?

En principe, Finfinity collecte et traite vos données sur base de la relation (pré) contractuelle que nous entretenons avec vous à la suite de votre sollicitation ou demande en rapport avec la préparation et/ou l’exécution des services (conseils financiers), votre besoin d’assurance et de(s) contrat(s) qui en découle(nt), ainsi qu’à la suite de la demande de vous assister dans la gestion et le suivi des contrats d’assurance que vous avez conclu.

Lorsque le traitement n’est pas nécessaire à l’exécution de la relation contractuelle, il repose sur nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise, en particulier la liberté d’entreprise et d’information. Ce faisant, nous veillons toujours à ce qu’il y ait un équilibre entre nos intérêts et vos intérêts, en tenant compte de vos droits en tant que personne concernée.

Obligations légales et fiscales: Finfinity BV traite également les données personnelles pour se conformer aux obligations légales concernant l’identification et les pratiques de lutte contre le blanchiment d’argent.

En ce qui concerne les données de santé ou les données dites sensibles, nous ne pouvons traiter vos données personnelles qu’avec votre consentement explicite. Cela vous sera demandé dès que vous deviendrez client chez nous. Si cela ne s’est pas produit, nous vous demandons de nous en informer, afin que les mesures nécessaires puissent être prises. Si vous ne souhaitez pas que vos données personnelles soient traitées dans ce contexte, il ne nous est pas possible de souscrire ou de fournir les services.

5. Avec qui pouvons-nous partager vos informations ?

FinFinity BV traite principalement vos données en interne. En outre, vos données doivent être communiquées à la compagnie d’assurance avec laquelle vous concluez finalement le contrat.

Si vous fournissez des informations personnelles à FinFinity BV, vous acceptez également que ces informations soient rendues accessibles à De Clercq – Verstichel BV, avec le numéro d’entreprise 0426.029.245 et avec siège social au Kortrijksesteenweg 1052/E, 9051 Sint-Denijs-Westrem.

Il est possible que nous fassions appel à des tiers pour certains services ponctuels. Dans de tels cas, vos données peuvent être fournies à ces tiers, mais uniquement pour le service concerné et toujours sous le contrôle de notre bureau. Dans de telles situations, un accord de traitement des données sera conclu avec ces tiers.

Dans certains cas, il existe une obligation légale de transférer certaines données. C’est particulièrement le cas si nous sommes légalement tenus de le faire ou si les autorités publiques ont le droit de nous demander des données.

En principe, vos données ne seront pas transmises à des pays tiers ou à des organisations internationales.

6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les données personnelles sont stockées et traitées par FinFinity BV pendant une durée nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation contractuelle entre FinFinity BV et le client.

Cela prend en compte les exigences légales et réglementaires en matière de tenue de registres.

Nous pouvons également les obliger à respecter nos obligations légales, à répondre aux demandes de renseignements et à résoudre tout litige, à satisfaire nos intérêts légitimes et à faire respecter nos droits.

7. Mesures techniques et organisationnelles appropriées.

FinFinity BV a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées en matière de sécurité pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers des données personnelles collectées dans la mesure du possible pour éviter ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

Dans ce contexte, FinFinity BV accorde une attention particulière à la sécurité des systèmes informatiques, qui comprend l’utilisation de la gestion des mots de passe.

Nous exigeons que tous nos fournisseurs de services aient pris les mesures appropriées pour maintenir la sécurité de vos informations. En aucun cas, FinFinity BV ne peut être tenue pour responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation incorrecte ou illicite par un tiers de vos données personnelles.

Les procédures de sécurité et de gestion sont régulièrement revues en fonction des dernières évolutions technologiques. FinFinity BV stocke vos données personnelles dans sa base de données sur un serveur sécurisé. L’accès à la base de données n’est possible que par des personnes autorisées impliquées dans le traitement des données.

8. Droits des personnes concernées

Vous avez le droit de bénéficier à tout moment d’un accès gratuit à vos données personnelles et d’exercer vos droits énumérés ci-dessous.

• Droit d’inspection, de correction et de restriction

Vous êtes libre de décider de communiquer ou non vos données personnelles à FinFinity BV. De plus, vous avez toujours le droit de demander à FinFinity BV de consulter, corriger, compléter ou limiter vos données personnelles.

• Droit de suppression

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles de notre base de données. Cependant, ce droit peut être limité en raison d’obligations légales. Vous reconnaissez que si vous refusez de communiquer ou demandez la suppression de données personnelles, certains services peuvent ne pas être disponibles.

• Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes. En outre, vous avez toujours le droit de vous opposer à l’utilisation des données personnelles à des fins de marketing direct.

• Droit de transfert gratuit de données (portabilité des données)

Vous avez le droit d’obtenir vos données personnelles que vous avez fournies à FinFinity BV sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine et / ou de les faire transférer à d’autres responsables du traitement.

• Droit de retirer son consentement

Dans la mesure où le traitement est basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement pour l’utilisation ultérieure de vos données personnelles pour une étude spécifique. Cependant, ce droit peut être limité en raison d’obligations légales ou de la nécessité de le conserver dans les archives pour des recherches scientifiques ultérieures. Après validation de votre demande, vos données personnelles seront supprimées de la base de données de FinFinity BV.

• Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits en contactant FinFinity BV, soit par e-mail via hello @ FinFinity.be soit par courrier à FinFinity BV, Kortrijksesteenweg 1052/E, 9051 Sint-Denijs-Westrem. Vous devez toujours joindre une copie du recto de votre carte d’identité à une telle demande.

Une demande peut être refusée si elle est excessivement répétitive ou systématique.

• Décisions automatiques et profilage

Le traitement de vos données personnelles n’inclut pas le profilage et ne sera pas soumis à des décisions automatisées de FinFinity BV.

• Droit de déposer une réclamation

Vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, Tél +32 (0) 2274 48 00, Fax +32 (0) 2274 48 35, e- mail: contact@apd-gba.be.

9. Modifications

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité si nécessaire. Tout changement sera communiqué aux utilisateurs.

Dernière version mise à jour: 29 novembre 2020